Тайм-менеджмент: современные методики и решения по управлению временем, практикум в MS Outlook

Навыки тайм-менеджмента и личной эффективности становятся неотъемлемыми и крайне важными для современного руководителя и специалиста. Практика показывает, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объём работ в 1,5 - 2 раза больше, чем его среднестатистический коллега. И на это он затрачивает практически такое же количество энергии. Даже при экономии 2 часов в день высвобождается более 12 дополнительных недель в год! При умножении 12 недель на количество сотрудников в организации получается большой резерв времени, который можно потратить на любые цели: развитие, выполнение стратегических проектов, разработка новых продуктов, выход на новые рынки, оптимизация бизнес-процессов и т.д.

Основной акцент на втором дне семинара делается не на том "какие нажимать кнопки", а на том как решать практические бизнес-задачи с помощью MS Outlook (т.е. правильно планировать задачи и встречи, контролировать исполнение задач и бизнес-процессов, эффективно работать с электронной почтой и большими объёмами информации). Поэтому по результатам обучения участники получают знания + навыки как по работе в MS Outlook, так и по основам тайм-менеджмента.

Особое внимание уделено интеграции MS Outlook с программными продуктами бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (MS Visio, Business Studio и др.), как перспективному направлению развития.

Цель семинара

Семинар-практикум предназначен для всех руководителей и специалистов вне зависимости от сферы деятельности и отрасли. В первую очередь рекомендуется пройти обучение тем руководителям и специалистам, которые работают с большими объёмами информации, имеют высокую трудовую загрузку, участвуют во многих бизнес-процессах организации, выполняют сложные и многопрофильные задачи.

Семинар-практикум даёт ответы на следующие вопросы:

• Как правильно планировать своё время, задачи, встречи?
• Как расставлять приоритеты в работе и выбирать главное?
• Как контролировать бизнес-процессы и исполнение задач (поручений)?
• Как разработать и внедрить стандарт управления временем на уровне организации?
• Как автоматизировать и ускорить согласование документов и регламентов бизнес-процессов?
• Как выполнять хронометраж задач и бизнес-процессов, вести измерение и учёт ключевых показателей KPI тайм-менеджмента?
• Как использовать модели и регламенты бизнес-процессов для планирования и назначения задач в MS Outlook (в том числе разработанные в других системах: MS Visio, Business Studio и др.)?
• Как синхронизировать информацию и календари, работая на нескольких компьютерах и мобильных устройствах?
• Как применять базовые и сервисные функции MS Outlook на профессиональном уровне?
• Какие особенности и «тонкости» имеет MS Outlook, которые не известны обычным пользователям?

Программа семинара

1 ДЕНЬ. CОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДИКИ И ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Основы управления бизнес-процессами и их связь с тайм-менеджментом

• Система управления бизнес-процессами и процессный подход: основные понятия и компоненты
• Типы и особенности бизнес-процессов в организации, технологические карты и регламенты
• Бизнес-навигатор: база знаний о всей деятельности организации (содержание и разработка)
• Методика и нотации описания бизнес-процессов, примеры основных бизнес-моделей организации
• Обзор программных продуктов бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (Business Studio, MS Visio и др.)
• Практические рекомендации по управлению проектами организационно-корпоративного развития (Project management)
• Связь бизнес-процессов и тайм-менеджмента (оперативного управления)

Тайм-менеджмент: методики и успешные практики

• Основные понятия, принципы и значение тайм-менеджмента
• Архитектура системы тайм-менеджмента и методики её разработки
• Корпоративный и личный тайм-менеджмент (включая Life management)
• Стандарт тайм-менеджмента для организации (содержание и внедрение)
• Соглашения о качестве внутренних услуг и исполнения задач в организации (SLA – Service Level Agreement), примеры
• Сбалансированная система показателей BSC / KPI: примеры основных компонентов и их связь с тайм-менеджментом
• Система мотивации персонала, примеры

Планирование целей и задач

• Разработка дерева целей и стратегических проектов
• Связь долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования (год, месяц, неделя, день)
• Разработка личных и корпоративных показателей KPI для измерения достижения целей
• Планирование достижения целей (пошаговый план, графические модели – «дорожные карты»)
• Типы и особенности задач в тайм-менеджменте (жёсткие, гибкие, плавающие и др.)
• Планирование задач на неделю и день, работа с календарём (ежедневником)
• Нормирование времени, определение оптимальной длительности выполнения задач и бизнес-процессов, экономия времени
• Техника расстановки приоритетов задач, баланс срочного и важного
• Делегирование задач: рекомендации, примеры и методы стимулирования сотрудников
• Система контроля исполнения поручений руководителя

Достижение целей и эффективное выполнение задач

• Анализ и минимизация поглотителей времени
• Анализ и минимизация прерываний (отвлечений) в работе
• Хронометраж и измерение ключевых показателей тайм-менеджмента (KPI)
• Технические методы повышения личной эффективности и опыт их применения: быстрое чтение и печать на клавиатуре, методы поддержки принятия решений, бенчмаркинг, правильная организация рабочего места, автоматизация выполнения задач, оптимизация телефонных звонов, структурирование информации и др.
• Психологические методы повышения личной эффективности
• Работа в режиме многозадачности и повышенных нагрузок, рекомендации по обеспечению высокой и стабильной работоспособности
• Оптимизация подготовки и проведения совещаний, коллективной работы
• Работа с неприятными и сложными («неподъёмными») задачами
• Технологии отдыха
• Контроль и анализ достижения целей, индивидуальная панель управления для руководителя и сотрудника

2 ДЕНЬ. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В MICROSOFT OUTLOOK: ОТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ К ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Интерфейс и базовые функции MS Outlook

• Главное меню («лента»)
• Область навигации
• Учётные записи, файлы данных, резервное копирование
• Представления: просмотр, создание, настройка
• Работа с контактами (адресная книга): создание, настройка, отображение, история взаимодействия по контакту

Раздел «Почта»

• Основные функции и настройки раздела «Почта»
• Правила и мастерство деловой переписки
• Обработка входящих и исходящих писем (правила эффективной работы с информацией)
• Поиск писем по параметрам
• Настройка каталога папок для хранения писем
• Работа с несколькими почтовыми серверами (учётными записями)
• Настройка многоуровневого метода защиты от нежелательных сообщений (спама), фильтры (правила)

Раздел «Задачи»

• Основные функции и настройки раздела «Задачи»
• Планирование и назначение задач
• Группировка задач по бизнес-процессам и другим категориям
• Контроль исполнения задач и поручений: активные, завершённые, просроченные задачи
• Контроль согласования бизнес-процессов и документов с помощью новых пользовательских полей
• Хронометраж бизнес-процессов и задач (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
• Импорт задач в MS Outlook из моделей бизнес-процессов, разработанных в программных продуктах бизнес-моделирования (MS Visio, Business Studio, ARIS) и управления проектами (MS Project)

Раздел «Календарь»

• Основные функции и настройки раздела «Календарь»
• Планирование задач, встреч (событий) в календаре, жёсткие и гибкие встречи
• Условное форматирование: автоматическая подсветка встреч в календаре в зависимости от типа и названия встречи
• Повторяющиеся встречи (события)
• Поиск встреч по ключевым словам, отбор встреч по параметрам
• Работа с панелью задач в календаре, бюджетирование времени в календаре на выполнение задач
• Хронометраж задач и встреч в календаре (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
• Работа с несколькими календарями
• Экспорт / импорт календаря, синхронизация с внешними календарями (Google Calendar и др.)

Регламент проведения семинара: